A LGPD deixou de ser uma “novidade” há muito tempo.
Hoje, ela é obrigação permanente para os cartórios, e o Provimento nº 134/2022 do CNJ consolidou isso de forma muito clara.
O ponto que ainda gera dúvida em muitos titulares, interinos e gestores é este: LGPD não é um projeto que se implanta uma vez e arquiva.
Ela precisa ser atualizada sempre que houver mudança de gestão, transição de responsável, novas contratações e, obrigatoriamente, de forma anual.
Com o reforço trazido pelo Provimento 65/2025 da CGJ-RS, o tema ganhou ainda mais peso, prazos definidos e exigência formal de comprovação documental.
Se você assume um cartório, passa por uma interinidade, substituição, reorganização interna ou já implantou a LGPD há algum tempo, este conteúdo é para você.
LGPD e cartórios: obrigação legal, regulatória e permanente
Os cartórios tratam diariamente dados pessoais e dados pessoais sensíveis, muitas vezes ligados a patrimônio, família, sucessões, dívidas, protestos e registros essenciais à cidadania.
Por isso, o CNJ deixou claro: a conformidade com a LGPD é condição de regularidade da serventia.
Isso significa que:
- Toda mudança de titularidade ou responsabilidade exige revisão e atualização da documentação;
- Toda nova contratação exige capacitação formal em LGPD;
- Mesmo cartórios já adequados precisam fazer revisões anuais, com atualização de inventários, relatórios e treinamentos.
Com base na nossa experiência de centenas de adequações em Cartórios de todo o País, enviamos um Checklist da LGPD – O que TODO cartório precisa ter
(Provimento 134/22 do CNJ + Provimento 65/25 da CGJ-RS – prazo 18/01/2025)
Para facilitar, organizamos abaixo o checklist completo exigido atualmente:
1 – Nomeação formal do Encarregado (DPO)
Documento formal, assinado, com definição clara das atribuições.
2 – Divulgação do contato do DPO
O contato do Encarregado deve estar visível:
- Nos murais do cartório
- No site institucional
3 – Política de Privacidade e Proteção de Dados
Documento público, claro e alinhado à realidade operacional do cartório.
4 – Política de Segurança da Informação
Regras internas sobre acesso, videomonitoramento, uso de celular, confidencialidade, guarda e proteção das informações.
5 – Inventário dos dados pessoais coletados
Mapeamento completo:
- Quais dados são coletados
- Em qual setor
- Para qual finalidade
- Com qual base legal
- Por quanto tempo são armazenados
6 – Relatório de Impacto à Proteção de Dados (RIPD)
Com:
- Matriz de riscos
- Análise de impactos
- Medidas de mitigação
- Planos de ação
7 – Plano de Resposta a Incidentes
Documento estruturado para agir em caso de:
- Vazamento
- Acesso indevido
- Perda de dados
- Incidentes de segurança
8 – Capacitação do Titular da Serventia
Não basta capacitar a equipe, o titular do Cartório também precisa apresentar o seu certificado.
9 – Capacitação anual da equipe em LGPD
Treinamento obrigatório, com:
- Conteúdo adequado à rotina do cartório
- Certificados arquivados, prontos para auditorias
10 – Certificado de capacitação do Titular ou Responsável pelo cartório
O titular, interino ou responsável também precisa comprovar capacitação.
11 – Contratos com fornecedores adequados à LGPD
Todos os contratos com:
- Contabilidade
- TI
- Sistemas
- Prestadores de serviço
- Devem conter cláusulas específicas de proteção de dados.
12 – Adequação à Segurança da Informação – Provimento 74 do CNJ
Inclui:
- Controle de acessos
- Logs de sistemas
- Backups regulares
- Proteção física e digital
- Organização de ambientes e arquivos
13 – Comunicação clara aos clientes (titulares dos dados)
O cartório deve informar:
- Como os dados são tratados
- Para quais finalidades
- Quem é o Encarregado de Proteção de Dados
14 – Envio da documentação à Corregedoria do RS
Até 18/01/2025, devem ser enviados:
- Certificados de capacitação
- Políticas
- RIPD
- Termo de nomeação do DPO
Para o e-mail oficial da Corregedoria.
15 – Capacitação obrigatória para cada nova contratação
Todo novo colaborador deve:
- Receber treinamento em LGPD
- Ter certificado arquivado para comprovação
16 – Atualização anual obrigatória
Mesmo com a LGPD implantada, é obrigatório:
- Atualizar inventários de dados
- Revisar políticas
- Atualizar relatórios
- Repetir capacitações
LGPD não é “papel para cumprir tabela”. É bastante coisa. O prazo é curto. E as consequências da não conformidade podem ser sérias.
Mas a LGPD não deve ser vista apenas como obrigação, ela é também proteção jurídica, organizacional e reputacional para o cartório.
Um cartório em conformidade:
- Reduz riscos de glosas e apontamentos
- Evita problemas com a Corregedoria
- Protege o titular, a equipe e os clientes
- Demonstra profissionalismo e maturidade institucional
- Mitiga riscos trabalhistas
A boa notícia? Você não precisa fazer isso sozinho.
A Cartórioflix desenvolveu trilhas completas de LGPD específicas para cartórios, com:
- Curso de Conscientização da LGPD com certificado
- Curso de Política interna de Privacidade e proteção de dados com certificad
- Curso de DPO para cartórios para capacitar o seu Encarregado da Proteção de Dados
E a Resilience entra com o Apoio na estruturação das políticas, orientação para inventários, criação do RIPD, os manuais de comunicação com titulares de dados e a implantação de todos os itens relacionados aos Provimentos 134/22 e 65/25
Tudo pensado na linguagem do cartório, para a realidade do cartório e com foco em compliance real, não só teórico.
Se você assumiu recentemente um cartório, está em interinidade ou precisa atualizar sua documentação, agora é o momento.
Fale com a Cartórioflix e fique em conformidade antes do prazo.
LGPD não é opção, é responsabilidade e cuidado com a confiança que a sociedade deposita no seu cartório.
Sabrina Gomes Regra.
