Muito se fala sobre capacitação de no cartório, mas de fato você sabe o que é capacitar seus funcionários de forma estratégica?
Em décadas de trabalho com gestão de cartórios posso dizer que o método mais comum de capacitação ainda é sentar o funcionário novo ou aquele que foi promovido ao lado do funcionário mais antigo para que ele ensine o trabalho, mas isso acontece sob o ponto de vista daquele funcionário e você tem certeza de que o que está sendo transmitido está alinhado com os valores do cartório e atualizado conforme o avanço da legislação?
Sei que muitos líderes reúnem os funcionários em uma sala e passam um treinamento ou até um vídeo aula, mas sem criar um plano de acompanhamento e sem apontar as habilidades necessárias e as atitudes mais adequadas para colocar esse conhecimento em prática para não transmitir uma imagem de burocracia para o cliente. Alguns cartórios contratam um curso pontual ou investem em um funcionário específico para um determinado curso, mas não planejam a forma como esse funcionário vai disseminar o conhecimento para o resto da equipe quando voltar com o novo conhecimento e isso pode gerar novos entendimentos para praticar o ato no setor, sem contar com o desperdício, pois o funcionário estudou, mas não foi acompanhado para saber como transformar tudo isso em habilidades e atitudes no trabalho e nem foi convidado a treinar o resto da equipe.
O resultado de treinamentos pontuais e desconectados de um plano de gestão é o que a maioria dos líderes de cartório reclamam: falta de comprometimento dos funcionários com o treinamento, revolta pois seus funcionários não estudam e são desinteressados e, a reclamação campeã de audiência, é que seus funcionários não raciocinam sobre o problema no atendimento e sempre fazem as mesmas perguntas!
E é justamente aí que se percebe a necessidade de um método de capacitação estratégica, um programa de treinamento contínuo e bem fundamentado nas necessidades da equipe, dos cargos e funções e focados na realidade do seu cartório.
Pensar estrategicamente no treinamento da equipe é não se preocupar somente em oferecer conteúdo, mas transformar conhecimentos em resultados, multiplicar o impacto de um investimento em capacitações de tal forma que se pense nas necessidades da equipe, alinhando às expectativas de mercado e em gerar uma experiência positiva aos clientes; tudo isso pensando em engajar os funcionários nessa missão por envolve-los em tarefas mais desafiadoras, fazendo-os perceber que quanto melhor for a sua prestação de serviços, melhor será o desenvolvimento e o crescimento de suas próprias carreiras, pois se eles crescem em conhecimentos, habilidades e atitudes, o cartório cresce, reduz a pressão, os prazos e o índice de erros, seus currículos são valorizados e trabalho tem um propósito maior.
Mas qual é o método de treinamento ideal se não for tudo isso que você já faz, quando se fala de capacitação de funcionários? Não tem resposta certa ou errada. Tudo está certo, mas tudo pode ser aprimorado implementando um plano de ação chamado 5w2h, que nada mais é do que um plano de gestão utilizado para mapear a execução de projetos, baseado em 7 perguntas: what (o que deve ser feito?), why (por que deve ser feito?), who (quem fará?), when (quando será feito?), where (onde será feito), how (como será feito) e how much (quanto vai custar).
Sabendo responder a estas perguntas sobre cada treinamento necessário para o seu cartório ou para cada novo projeto no cartório, você trabalhará de forma estratégica, envolvendo a sua equipe e acompanhando o desenvolvimento dos seus funcionários que, ao longo de um ano partirão de um estado de consciência de conhecimento para outro nível de consciência, o de sabedoria. Pessoas que compreendem o porquê de cada estudo e passam a se engajar nos projetos, pois recebem espaço para contribuir e são desafiadas positivamente, observando que sobem um degrau no seu profissionalismo, pois passam de meros resolvedores de problemas para funcionários que trabalham pensando no que estão fazendo e com isso previnem problemas internos e no atendimento.
Você não imagina quantos talentos e pessoas motivadas podem surgir de um programa de treinamento e desenvolvimento bem-organizado que abra espaço para a sua equipe! Mas como criar esse programa? Trago algumas dicas que sempre devem ser implementadas usando os 5W2h:
- Tenha descrições de cargos para cada funcionário, com as funções detalhadas.
- Quando você tiver mapeado o que cada funcionário faz dentro do cartório, você deve identificar o conhecimento necessário para executar bem as tarefas, além das habilidades e das atitudes certas.
- Quando você tiver mapeado todos os conhecimentos necessários para todos os cargos, vai cruzá-los e verificar que existem conhecimentos que são comuns a toda a equipe como por exemplo a LGPD e existem conhecimentos específicos para outros níveis de cargos e funções, como por exemplo divórcios e partilhas que são conhecimentos para um nível mais avançado em responsabilidades e tempo de experiência.
- Crie uma lista de cursos que poderão ser ministrados para toda a equipe ao longo do ano e distribua esta gama de cursos em comum em doze meses, criando um programa de treinamento geral que envolve toda a equipe.
- Para os cargos que exigem conhecimentos específicos, você vai orientar cada colaborador para executar a sua lista de cursos e determinar um prazo para a sua conclusão dentro de um ano.
- Aos treinamentos necessários por conta de um lançamento de um novo provimento, você vai determinar um líder para estudar cada provimento que surge e socializar com todos os funcionários como estudo extraordinário.
- Use a descrição de cargos para as novas contratações. Com uma descrição clara das tarefas que serão executadas pelo novo funcionário, você vai contratar a pessoa mais parecida com o perfil que procura e já na contratação vai estabelecer que ela terá que se capacitar para cumprir todos os requisitos do cargo. Aí você entrega o roteiro de treinamentos detalhado naquela descrição de cargos e estabelece um cronograma para que este funcionário assista às aulas. Esse método não exclui o senta do lado do colega e aprende, mas fundamenta o processo para que o novo funcionário compreenda o contexto do que está sendo explicado pelo funcionário mais antigo e permite que ele questione quando tiver divergências entre o que ele aprendeu no curso e o que está sendo orientado no balcão do atendimento.
- Promova reuniões de debates sobre os cursos para que a equipe discuta o que foi explicado e todos entrem em um consenso sobre a melhor maneira de colocar esse conhecimento em prática com o cliente seguindo os valores do seu cartório.
- Você pode desafiar a sua equipe criando prêmios como folgas ou brindes para aqueles que a cada trimestre superarem as metas de horas de capacitação. Valorize os funcionários que se destacam e aos poucos engaje-os para que eles liderem os processos de integração.
- Estabeleça o conhecimento como um valor no seu planejamento estratégico e sempre que possível, desde a integração até a promoção, fundamente que o tempo de estudo dos funcionários está sendo considerado em suas decisões. Até mesmo a decisão de quem tira férias no verão pode ser baseada na meritocracia, valorizando os profissionais que se destacam dando aulas ou assistindo aulas.
Muitos cartórios se preocupam com o conhecimento técnico dos seus funcionários, mas ainda dão pouca atenção para complementar o programa de capacitação com cursos para desenvolver habilidades (como colocar o conhecimento no dia a dia – pode-se citar a capacitação em grafodocumentoscopia, libras, língua portuguesa, dicção e oratória e atitudes para ser um bom profissional de cartório, incluindo o autoconhecimento, atendimento ao cliente, mediação e conciliação e até mesmo comportamentos para um bom trabalho no cartório. Ao criar um programa de treinamento, não esqueça de incluir cursos que fortaleçam a inteligência emocional, o clima organizacional do cartório e diferenciais de atendimento.
A Cartórioflix é a solução para te ajudar a implementar o seu Programa de Treinamento e pode te ajudar a gerenciar o conhecimento da sua equipe! Nós já criamos trilhas de treinamento para cada cargo que oferecem conhecimento técnico para cada especialidade de cartório, além de cursos comportamentais com as habilidades e atitudes que contribuem para o fortalecimento dos seus profissionais e do cartório. a
