O passivo trabalhista de um cartório ou empresa ocorre quando se deixa de cumprir alguma obrigação da legislação trabalhista. Pode ter certeza. Você, líder, não vai querer viver a experiência de ter uma reclamatória trabalhista no seu cartório. Até porque, uma dúvida do seu funcionário sobre os seus direitos pode virar uma grande bola de neve, ameaçar a saúde financeira e gerar um grande estresse porque nenhum advogado vai ajuizar a ação sem questionar mais um monte de coisas sem fundamento, mas que exigem provas. E é por isso que você precisa ter tudo muito organizado no seu setor administrativo; ter um profissional no administrativo “antenado” e pensando sempre em mitigar riscos e em deixar tudo muito organizado para quando precisar buscar alguma informação com urgência.
Definimos o passivo trabalhista como a soma de todas as dívidas que são geradas quando um empregador, sendo pessoa física ou jurídica, deixa de cumprir com as obrigações trabalhistas ou não efetua o adequado recolhimento dos encargos sociais. Não se trata de uma cobrança imediata, pois ela é exigida mediante às reclamações trabalhistas, fiscalizações do Ministério do Trabalho e outros mais. A adoção de algumas boas práticas pelo seu setor administrativo pode reduzir o risco de atrair essa dor de cabeça com reclamatórias trabalhistas e eu elenquei 8 dicas para esse comportamento preventivo:
- Estude a legislação
Há uma série de leis que devem ser seguidas e tributos a serem pagos com a finalidade de evitar possíveis complicações no futuro. Não transfira tudo para o seu administrativo ou o seu departamento de pessoal. Questione. Capacite o seu administrativo para também questionar. Conte com um escritório de contabilidade e folha de pagamento que te ampare nas dúvidas mais simples. Assim você poderá estabelecer uma relação saudável com os seus colaboradores e estimulando-os a sempre questionar o seu administrativo caso eles tenham dúvidas sobre seus direitos. Não esqueça de documentar as informações que são compartilhadas, firmando o conhecimento de todos que as receberam. Uma boa ferramenta para isso são as políticas de gestão de pessoas e o código de conduta.
- Estabeleça uma comunicação eficiente com os colaboradores
Evite o clima de especulação e fofoca dentro do ambiente de trabalho, pois, ele acaba dando margem para a interpretação incorreta dos direitos e deveres do cartório e dos funcionários. Todos precisam conhecer as normas, políticas e condutas esperadas e que podem ser cobradas pelo titular. Invista em uma comunicação eficiente com todos os colaboradores e como eu já falei, prepare o seu administrativo para dirimir dúvidas.
Abra espaço para que os funcionários exponham suas dúvidas, colaborem com sugestões ou façam críticas. Crie canais internos que facilitem a comunicação entre todos, inclusive para fazer denúncias. É mais saudável para o cartório saber o que eles pensam sobre o contexto organizacional do que manter os gestores afastados dos trabalhadores e não conseguir evitar conflitos futuros.
- REGISTRE TODAS AS SUAS AÇÕES
Conversou com o funcionário? Faça uma pequena ata. Deu uma capacitação importante onde o funcionário deve se comprometer com algo? Peça que ele assine um termo de comprometimento e lista de presenças. Apresentou as políticas e o guia de conduta? Peça que ele assine e arquive todos os termos que apontam que você comunicou o funcionário sobre as regras da sua gestão.
- Fomente a cultura organizacional
A cultura organizacional é a responsável por agrupar os comportamentos, crenças, hábitos, valores éticos e morais e as políticas internas e externas da empresa. A ausência da cultura corporativa pode levar tanto o cartório quanto os trabalhadores para os problemas de produtividade e de relacionamento no ambiente de trabalho.
Desenvolva diretrizes que apontem a forma como os funcionários deverão enxergar o cartório e agir dentro dele. Deixe claro quais são os valores, visões e ideias em que a organização acredita. Assegure que estas políticas sejam apresentadas no momento da integração de novos funcionários.
- Previna os assédios morais
O assédio moral é um problema que pode ser reduzido por meio de campanhas preventivas e internas no cartório. Quando um funcionário procura a Justiça do Trabalho para reclamar sobre os direitos não cumpridos pela organização, é comum que ele inflacione o pedido da verba indenizatória e pleiteie por uma indenização por dano moral. Comumente, um funcionário não costuma acionar a justiça apenas para pleitear esse tipo de indenização. Porém, quando ele requer outras verbas, como as que são decorrentes de uma rescisão malfeita, acaba incluindo também o pedido de indenização por dano moral. É por isso que o código de conduta e suas reuniões são tão importantes para manter a cultura e o bom clima organizacional.
- Monitore os riscos do ambiente de trabalho
Mapeie todos os riscos trabalhistas que envolvem o seu cartório. Faça uma análise que considere desde as condições específicas de cada colaborador até as relações coletivas que envolvem a instituição.
No ambiente do cartório, lembre-se que o estresse é um fator crítico. Treine os seus líderes para que não haja gritos, indiretas ou a ridicularização dos funcionários, dando margem ao assédio moral. Faça com que eles aprendam a delegar tarefas e dar os feedbacks necessários para que o desempenho da equipe melhore sempre. E, acima de tudo, assegure que os seus líderes sejam exemplo do bom comportamento que você espera dos seus funcionários.
- Realize auditorias internas
Crie uma agenda anual para verificar a situação de todos os contratos, averiguar o funcionamento do sistema de ponto, analisar como é feito o processo da folha de pagamento, checar se os arquivos estão sendo gerados corretamente e apurar se a legislação trabalhista em vigor está sendo cumprida com rigor. Sente com o seu administrativo e peça que ele te mostre sobre a organização da documentação das pessoas. Você nunca sabe se quando precisar de algum tipo de documento, este funcionário que você confia tanto estará trabalhando no cartório. Então confie, mas confira sempre.
Certifique-se que tanto os contratos de trabalho quanto o recolhimento de encargos estão corretos.
- COBRE SEMPRE O MELHOR COMPORTAMENTO
Não desista dos seus funcionários. Registrar no relógio ponto todas as suas paradas é importantíssimo. Evite quaisquer práticas que exijam manobras fora da lei como comprar férias, por mais que você confie no seu funcionário; pois isso um dia pode se voltar contra você. Encontrem juntos outra solução para a demanda trazida pelo funcionário, mas mantenha a retidão nas suas práticas e gestão. Pode ter certeza, você não vai se arrepender.
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