Eu sei que todo o Tabelião ou Registrador quer ser deixado em paz quando se fala de LGPD, pois esse projeto já passou e eles já empilharam mais de 100 provimentos depois do 134 e estão preocupados com outras mil coisas.
“A LGPD já está superada. Passou; já faz mais de 4 anos que meu cartório fez a adequação, não preciso mais nada”. De fato, a LGPD foi regulamentada em 2022 e muitos titulares de cartório fizeram o processo de adequação dentro do prazo estabelecido. Só que uma boa parte dos cartórios parou de se preocupar com o tema e segue com a mesma mentalidade de quem disse a frase acima, esquecendo que a manutenção da cultura de proteção de dados é fundamental para que a LGPD se mantenha viva e que ele não tenha que se preocupar em fazer todo o processo novamente ou pior, gerar algum tipo de tratamento irregular.
Pense num cartório que trabalha com o PQTA. Pode ser que ele tenha sido premiado em 2021, mas se não houve uma manutenção da cultura da excelência, certamente em 2024 este cartório não poderá nem se candidatar para a avaliação, pois teria que fazer toda a jornada novamente. Mas por quê? Porque os funcionários capacitados e atualizados, pensando sobre o seu processo de trabalho é que mantem a cultura de qualidade ou a cultura de proteção de dados ativa. Se você não mantém o assunto em pauta, se não capacita todos os novos funcionários que entram no cartório com um curso de LGPD e Comportamentos que visam a proteção de dados, o assunto LGPD vai se perdendo que nem o inglês que você fez e nunca mais conversou, que nem os músculos que você perdeu quando deixou de frequentar a academia.
Se você quer manter o comprometimento da sua equipe com os assuntos que são vitais para o sucesso do seu cartório, é importante que tudo aquilo que você entende como valor e diferencial, seja tratado com periodicidade em reuniões de equipe. Assuntos como atendimento ao cliente, sistemas de qualidade, comportamento adequado, apresentação pessoal, cumprimento de políticas e LGPD e proteção de dados devem estar num calendário para que o cartório possa se dizer atualizado.
Para que o seu cartório não perca a cultura e proteção de dados e acabe criando um problema relacionado à LGPD, talvez pelo tratamento de dados irregular de um funcionário que entrou no cartório e nem sabe o que significa essa sigla e que foi mudando o processo de trabalho, contribuindo assim para a morte da LGPD no seu cartório é fundamental que você estabeleça um processo de integração adequado, que envolva os treinamentos necessários para que ele saiba o que é a LGPD, o que é Proteção de Dados e, portanto o que se pode e o que não se pode fazer no dia a dia do seu trabalho.
Além disso para evitar que algum tratamento de dados seja irregular, deixando de observar a legislação ou não fornecendo a segurança necessária, é fundamental que se fale do óbvio rotineiramente como o exemplo de não usar celular particular para enviar e receber dados de clientes entre outras práticas que facilitam o processo de trabalho, mas que vão contra qualquer política da LGPD.
Para que a cultura de proteção de dados seja mantida, é importante ter um Encarregado da Proteção de Dados capacitado e atuante, que assegure que os treinamentos sejam feitos como rotina, visando mitigar os riscos de incidentes e deve saber o que fazer caso aconteça um incidente que comprometa a segurança dos dados do cartório. isso porque, quando houver um incidente de segurança que acarrete risco ou dano relevante aos titulares, caberá ao cartório, por meio do encarregado de proteção de dados, tomar as seguintes providências:
- Descrever a natureza dos dados pessoais afetados;
- Informar os titulares de dados envolvidos;
- Indicar as medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial;
- Avaliar os riscos relacionados ao incidente;
- Prestar contas sobre os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata;
- Descrever as medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo.
Conheça o formulário da ANPD para informação de incidentes no link:
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