Falta de controle sobre as tarefas e o que cada um faz no cartório. Falta de entendimento sobre como se faz cada tarefa. Falhas de comunicação. Falta de gerenciamento de resultados. Muitos gargalos no processo de trabalho, erros, atrasos e lentidão nos processos. Falta de comprometimento da equipe. Alta rotatividade, ninguém para no seu cartório, por melhor que você pague. Dificuldade de capacitar a equipe. Se você tem algum destes problemas na gestão do seu cartório, assista a essa aula até o fim e descubra que a causa raiz de todos esses problemas pode estar na falta de uma distribuição clara das funções no cartório, que decorre de conhecer os processos e colocar cada pessoa no seu lugar.
Em primeiro lugar, você precisa fazer um mapeamento dos processos do seu cartório. O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que demonstra o fluxo de trabalho em cada setor e os seus responsáveis. Ele é importante porque aponta as entradas e saídas e te ajuda a identificar lacunas como oportunidades para melhorias, os processos que ninguém está cuidando e que causam erros, assim como pode possibilitar uma redução de custos pois você terá uma visão ampla dos processos.
O mapeamento de processos é feito por meio da criação de um mapa de processo, também chamado de fluxograma, fluxograma de processo ou diagrama do fluxo de trabalho. Ok mas você não quer e nem tem condições de mapear todos os processos criando fluxogramas. Está tudo bem. Feito é melhor do que perfeito.
Faça uma reunião com cada setor do cartório. Desafie as equipes a trabalharem neste desenho e apresentarem para você no próximo mês. Você não imagina como eles podem ser criativos. Eles escrevem como o serviço inicia, cada etapa, quem faz as etapas, quais são as variáveis de cada etapa (por exemplo, quando pode e quando não pode fazer determinado ato) e um breve resumo das funções. No dia da reunião, a equipe apresenta e vocês pensam nos principais problemas que acontecem, nos porquês de cada problema e vocês mesmos poderão corrigir os processos combinando novas formas de fazer cada tarefa. Não esqueça de definir quem faz o que.
Depois que você fez essa sequência de reuniões com as equipes e já tem uma visão ampla do que cada funcionário faz em cada setor, você vai se sentar com os líderes para revisar as metas de melhorias e também para que eles descrevam as funções de cada cargo no setor. Lembrando que no cartório só existem 4 cargos: auxiliar de cartório, escrevente, escrevente autorizado e substituto. Então para diferenciá-los em termos de cargos e salários, você precisa colocar um sobrenome em cada cargo e descrever as funções com muita clareza. Por exemplo: Escrevente de Reconhecimento de Firmas, que é diferente do Escrevente de Minutas (que é um cargo mais complexo visto que exige competências diferenciadas) como a habilidade de construir textos, pensar sobre a demanda do cliente e materializá-la num texto. Tem cartórios que exigem que esse escrevente tenha formação em direito, enquanto o Escrevente de Reconhecimento de Firmas, em tese não precisa ser formado. Por isso, são cargos com o mesmo nome, diferenciados pelo sobrenome e que recebem salários diferentes.
Quando você conhece o que cada um faz dentro do cartório e como eles contribuem para o todo do processo você consegue identificar quem são os funcionários multifuncionais, que podem fazer o serviço dos colegas nas férias, você compreende melhor a relação custo-benefício de cada cargo no cartório e pode fazer o programa de treinamento da equipe por tipo de cargo.
Ao contrário do que alguns líderes pensam, descrever cargos não engessa a gestão do cartório, mas dá nome e CPF para os responsáveis pelas tarefas e isso te ajuda a identificar até mesmo quem são os responsáveis pelos erros. Se você não quer encaixotar a equipe numa descrição de cargos; dito isso, você pode colocar as tarefas que são feitas eventualmente como capacitar e integrar um novo funcionário, substituir as férias e outros colegas e tudo aquilo que você sabe que os funcionários sabem fazer a mais.
Ao identificar o que cada um faz e ratificar com os líderes o como se faz cada função e descrever os cargos você precisa dizer que conhecimentos são necessários para cumprir bem aquelas funções. Não é todo mundo que precisa saber sobre inventários, por exemplo. Por outro lado, você não pode ser genérico: conhecer a lei 8535 e a lei 6015. Você precisa dizer nos detalhes o que cada cargo precisa saber para garantir que eles se capacitem e ainda, facilitar a substituição e integração de um novo funcionário. Por isso a Cartórioflix existe como um programa de treinamentos. Nós temos uma sugestão de cursos para cada cargo, de todos os setores de todos as especialidades de cartórios.
Se você precisa descrever cargos no cartório, vou te deixar um link com um modelo de descrição de cargos e com os cursos necessários para preparar os seus funcionários nos seus cargos. Para te fortalecer neste processo, sugiro que você assista o curso de Ferramentas de Gestão de Pessoas para ter uma visão mais ampla sobre cargos e salários no seu cartório.
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Sabrina Gomes Regra
