A proteção de dados pessoais é um conjunto de regras que visa garantir a segurança e a privacidade dos dados pessoais tratados pelas empresas. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é a responsável por estabelecer essas diretrizes, que se aplicam tanto a instituições públicas e privadas, e a dados pessoais armazenados em meios físicos ou digitais.
A LGPD foi promulgada em agosto de 2018 e entrou em vigor só em setembro de 2020. De lá para cá muitos provimentos foram lançados em cada estado na intenção de orientar os cartórios sobre a proteção dos seus dados. Mas foi em 2022 que o Provimento 134 foi estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça e que se definiu o caminho que todos os cartórios deveriam seguir para entrar em compliance com a LGPD.
Mas o que você tem a ver com isso? Fica comigo até o fim que você vai ver que muitos comportamentos no seu dia a dia podem colocar em risco a proteção de dados pessoais tratados no cartório e que comportamentos simples podem contribuir para a segurança da informação dos clientes e funcionários do cartório.
Você já sabe, mas não custa lembrar que a LGPD estabelece que as pessoas têm o direito de saber como seus dados são usados e de controlar como eles são tratados e compartilhados no cartório. Sabe também que o Provimento 134/22 estabelece vários passos para que os cartórios entrem em compliance com a LGPD.
Fique atento, porque todos os cartórios precisam ter um profissional encarregado da proteção de dados, todos os funcionários precisam ser capacitados e tem mais um monte de etapas para assegurar a proteção de dados que estão detalhados no provimento 134 do CNJ.
Mas o mais importante é: a lei prevê multas e sanções para o caso de descumprimento da LGPD e os cartórios deverão prestar contas para as suas corregedorias, além da Agência Nacional de Proteção de Dados em caso de algum vazamento ou incidente envolvendo dados pessoais de clientes e funcionários.
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Voltando a segurança das informações. No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), um incidente de segurança da informação pode ser compreendido como acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão de dados pessoais. Imagine se um documento original no cartório é retirado ou alterado que nem as novelas inventam? Isso seria um horror, mas mesmo antes da LGPD os cartórios já tinham vários critérios de segurança como digitalização de documentos, provimentos que asseguram os backups e a tecnologia da segurança dos dados.
Mas para que serve a segurança da informação? Imagine poder alterar ou apagar um protesto do cartório. Imagine ter acesso a um testamento ou a um cadastro de clientes para praticar atos indiscriminadamente? Se as informações são o novo petróleo, temos que protegê-lo. E parece coisa de novela, mas esse mercado do crime fatura mais do que o tráfico de drogas. Por U$ 0,50 centavos de dólar um criminoso compra na internet carteiras de identidade, credenciais de acesso. Por U$ 30 pode se ter prontuários médicos e passaportes com foto, digitais. Hoje em dia a digital e a foto podem fazer muitas ações a partir da inteligência artificial e você precisa estar atento.
Mas DE ONDE VEM A AMEAÇA?
Hackers, Criminosos comuns, Líderes ignorantes, Fornecedores ignorantes, Funcionários insatisfeitos, Funcionários ignorantes, Concorrentes, Governos, Fenômenos meteorológicos (veja o risco das informações nas cheias do RS), Roubos, Erros operacionais como enviar um e-mail com a folha de pagamento para outro remetente e expor o salário de todo mundo.
Os DANOS DE UM VAZAMENTO OU INCIDENTE podem ser
Violação de informações confidenciais e estratégicas, Exposição de dados de clientes, funcionários e terceiros, Comprometimento da reputação do cartório e dos seus funcionários, constrangimento, Prejuízos financeiros com indenizações e multa, restabelecimento da segurança, identificação dos envolvidos, processos, Risco à segurança física e emocional dos envolvidos e terceiros e até mesmo discriminação.
Outro dia um jogador de futebol foi fazer uma cirugia num grande hospital. A equipe de segurança não estava treinada com esse tema LGPD e tudo o que estamos falando aqui. O vigilante gravou nas câmeras o seu ídolo entrando no hospital e sabe o que aconteceu? Um contrato milionário foi perdido porque a cirurgia do jogador foi exposta. Então lembre-se: tudo no cartório é sigiloso. Até mesmo um ator que venha fazer uma união estável deve ser sigilo. São informações do cartório e o cliente deve dar consentimento para qualquer tipo de fotografia ou exposição.
Nesse sentido os PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO no seu dia a dia são:
- CONFIDENCIALIDADE – Primeira premissa da segurança das informações em empresas e agora entre pessoas físicas. (a informação conhecida apenas por quem necessita conhecê-la);
- INTEGRIDADE – Com a era digital, tudo pode ser manipulado. É preciso assegurar que os dados sejam íntegros. Devemos garantir que os dados do cartório sejam mantidos inalterados e que cada atualização seja um novo ato.
- DISPONIBILIDADE – Dados devem ser disponíveis para que o titular possa solicitar sempre que necessário e devem estar devidamente organizados. Medidas como backup, organização e manutenção do cartório devem estar em dia..
Lembre-se que a LGPD é, acima de tudo, uma lei voltada para proteger dados pessoais — e uma premissa básica da proteção de dados é adotar medidas para garantir que eles estejam seguros de fato.
O que você precisa saber: A informação produzida ou recebida como resultado do seu trabalho pertence ao seu trabalho. novas medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os DADOS PESSOAIS entram na rotina de trabalho para EVITAR PERDAS, DESTRUIÇÃO, ALTERAÇÃO OU VAZAMENTO – PROTEÇÃO DOS DADOS.
Comportamentos como deixar a tela aberta e dar as costas para um cliente. Usar logins de outros colegas. Assinar com o certificado digital do outro. Usar um pendrive qualquer podem corromper a segurança da informação. Deixar uma pilha de documentos em cima do balcão enquanto atende outro cliente. Usar o celular no trabalho sem regras claras. Tomar chimarrão enquanto manipula documentos dos clientes pode colocar em risco a segurança dos dados tratados no cartório.
Lembre-se: segurança das informações do cartório depende de pessoas comprometidas, de processos gerenciais de controle e sistemas de segurança da informação. Não negligencie as políticas de TI, backup e orientações do setor de tecnologia e segurança da informação.
Saiba que divulgar informações confidenciais ou estratégicas é crime previsto nas leis de propriedade intelectual, industrial (Lei nº 9279) e de direitos autorais (Lei nº 9610).
Por fim, mas não menos importante, uma boa prática essencial é treinar e conscientizar a equipe a respeito da proteção de dados pessoais. Isso facilita a adequação à LGPD e demais regulamentações de privacidade e ajuda a reduzir o risco de incidentes de segurança. Afinal, uma equipe consciente do papel e das exigências da LGPD consegue identificar situações de tratamento irregular de dados e atuar de forma a proteger as informações com as quais a organização lida.
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Boa sorte!
Sabrina Gomes Regra