Como você tem se organizado em sua rotina no cartório? Sobra tempo para você fazer tudo o que precisa ser feito com calma e atenção aos detalhes ou as coisas sempre estão te atropelando e você nunca encontra tempo para finalizar suas tarefas com aquele nível de qualidade que te daria orgulho?
Se você sente que em sua vida ou na sua rotina do cartório o tempo não está sendo administrado de uma maneira otimizada e eficiente, você está no lugar certo. Precisamos falar sobre a gestão do seu tempo no cartório para que você possa trabalhar com mais satisfação e impor mais qualidade no seu dia a dia.
A gestão do tempo nada mais é do que um compilado de estratégias e ferramentas utilizadas para otimizar a execução de tarefas, melhorando a produtividade e a eficiência dos processos de trabalho. Isso significa implementar processos e técnicas que ajudem no cumprimento de prazos e metas e na execução das atividades com foco em resultados positivos.
Gerir o seu tempo com sabedoria é fundamental em qualquer área da vida. Mas é no ambiente profissional que estas stões ficam evidentes, pois lidamos diariamente com prazos, processos, horários, imprevistos com clientes que nos colocam em situações desconfortáveis e diante da necessidade de gerir nosso tempo com muita excelência.
Antes de continuarmos, pense comigo:
Uma vida bem vivida, com 85 anos de idade tem 744.600 horas.
Uma pessoa que começa a trabalhar com 18 anos e trabalha até os 65 tem em média 89.864 horas de trabalho na vida.
Basta você fazer as contas da sua idade e ver quanto tempo você tem de vida: eu tenho 48 anos e se eu chegar nessa meta de 85, tenho ainda 324.120 horas de vida e já trabalhei as 90 mil horas pois comecei com 14 anos (risos).
Onde eu quero chegar com essa resenha: que cada hora do seu dia é muito valiosa. A gente não presta atenção nisso para não entrar em paranoia, mas cada segundo é importante e talvez muito mais importante do que o dinheiro que você guarda. É até um paradoxo, a gente desperdiça tempo e guarda dinheiro. Faz sentido? O fato é, tanto o dinheiro quanto o tempo precisam ser bem administrados e, tanto na sua vida pessoal quanto no cartório, você precisa viver com qualidade e atenção plena.
Quando o seu tempo é bem administrado, seu rendimento tende a aumentar e, consequentemente, a sua motivação e bem-estar, ou seja, com um tempo bem utilizado, você fica mais feliz e satisfeito, pois consegue finalizar suas tarefas e trazer o sentimento de eficiência e merecimento. Esse sentimento de merecimento vai impactar na sua vida pessoal e consequentemente você vai aproveitar mais as suas relações e fazer a vida valer a pena!
Quando pensamos no ambiente do cartório, a efetividade da gestão do tempo aparecerá na melhoria do seu trabalho tanto em termos de qualidade, quanto de produtividade, proporcionando um clima organizacional mais saudável.
Então anota estas dicas de como fazer uma boa gestão do tempo e lembre-se que a ideia aqui não é que você arrume tempo para trabalhar mais, mas que você organize o seu dia de tal forma que você possa trabalhar com um sentimento de organização e eficiência e saia do piloto automático para aproveitar melhor o seu valioso tempo de vida!
Agora, vou listar 12 dicas para que a sua gestão de tempo seja de fato efetiva e traga melhorias para otimizar o seu tempo profissional e pessoal.
DICA NÚMERO 1 Ter um bom planejamento
Planeje! Anote tudo o que você precisa fazer.
Separe o que são tarefas diárias, o que são tarefas semanais, quinzenais e mensais. Aquelas coisas que uma vez por mês você quer ter tempo para fazer, como por exemplo ler com atenção todos os provimentos que surgiram no período e comentá-los para compartilhar com os colegas.
As tarefas diárias você distribui na semana.
Aquilo que você não conseguiu cumprir, coloque como tarefa no dia seguinte e gerencie novamente o tempo.
- Definir objetivos e metas para alcançá-los
Definir metas e objetivos é fundamental para saber onde e quando você quer chegar. Mas mais importante do que as metas é o que você precisa fazer para cumpri-las. Por exemplo se você quer colocar como tarefa diária 10 conferências por dia, além de e-mails, retornos para clientes e eventuais tempos para reuniões ou estudos. Reflita o que te atrapalha:
Vou dispersar menos
Vou acessar o meu Instagram só no almoço e no lanche
Vou olhar meus e-mails de duas em duas horas.
Conheça seus comportamentos que geram desperdício de tempo e haja nesse sentido. Mas também não
Não se esqueça de que as metas precisam ser tangíveis, pois de nada adianta estipular objetivos inalcançáveis. Isso apenas causa frustração, caso os resultados esperados não forem atingidos.
- Saber quais tarefas priorizar
Independentemente das suas metas e objetivos, obviamente é impossível conseguir executar tudo simultaneamente e ter resultados incríveis em um curto prazo de tempo. Por isso, saber priorizar as tarefas mais importantes para determinado momento é fundamental para o bom andamento do processo de gestão do tempo.
Sempre comece pelas tarefas que você julga mais urgentes, importantes ou ainda as que mais lhe trazem desassossego. Uma mente tranquila trabalha e rende muito melhor.
Deixe por último as tarefas menos relevantes, menos urgentes e mais simples, pois dependendo do processo, no final você pode estar cansado e o rendimento será menor.
- Entender o tempo que cada atividade necessita
Entender o tempo de cada atividade em um processo de gestão do tempo é fundamental para o bom andamento. Vamos usar novamente o exemplo das conferências. Cronometre o tempo médio que você leva para uma conferência de uma escritura mais complexa e o tempo que você leva para conferir uma compra e venda simples. Você precisa conhecer as suas métricas para não estabelecer um prazo para um serviço e se comprometer com um cliente e criar um problema por falta de conhecimento dos seus próprios limites.
- Não procrastine!
Como diz o ditado: “Não deixe para amanhã, o que você pode fazer hoje.” Se você quer otimizar a sua gestão do tempo, seja essa pessoa! Mantenha-se firme e disciplinado em seus objetivos e na sua lista de tarefas. Não importa o quão maçantes ou enfadonhas sejam algumas tarefas, elas fazem parte das suas responsabilidades e você precisa executar.
A lista vai te ajudar a não jogar mais de uma vez a tarefa para o outro dia.
- Seja flexível se precisar
Não encare a gestão de tempo como uma estratégia engessada e imutável que não pode ser adaptada nem alterada. Se você não realinha suas tarefas e não reorganiza suas prioridades, você corre o risco de não atingir bons resultados.
Um bom gestor de tempo consegue analisar cada situação e encontrar soluções específicas que não prejudiquem ou influenciam a execução de outras tarefas.
Diversas vezes no meu dia sobre um tempo e sabe o que eu faço? Vou para a minha lista de tarefas para ver o que pode ser encaixado naquele período. Tão prazeroso quanto dar uma descansada é riscar coisas da sua lista. Pode apostar!
- Faça anotações na sua lista
Durante o planejamento do seu processo de gestão do tempo, não esqueça de criar uma tabela ou um documento onde constem todas as informações pertinentes à execução de cada tarefa, ou cada etapa do processo. É praticamente impossível guardar tudo apenas no plano das ideias e é certo que em algum momento você irá se perder ou ficará ansioso quando parecer que algo saiu do planejado. Então volte-se para a sua lista!
Não tenha preguiça de fazer anotações e de atualizar suas notas conforme o processo for se encaminhando. Essa ferramenta não é útil apenas para não esquecer, mas também para visualizar o que já foi realizado, fortalecendo o sentido de conquista nas partes envolvidas.
- Evite tarefas simultâneas
Aceite apenas a carga que você consegue carregar. Conseguir executar diversas tarefas ao mesmo tempo, pode ser uma virtude, mas isso passa a ser um problema quando a satisfação de realizar dá lugar ao peso de ter que cumprir metas que vão além da sua capacidade de execução.
Não raro, sobrecargas geram exaustão e frustração, sentimentos que acabam desmotivando quem está em busca de melhorias.
- Delegue tarefas
Por mais que você sinta que para fazer bem-feito é melhor que você mesmo faça, é importante ter discernimento e saber delegar tarefas, não só as mais simples, mas qualquer tarefa que a sua equipe consiga realizar.
Contar com e permitir o apoio de outras pessoas beneficiam e estimulam todos os envolvidos no processo. Considere também que hoje em dia já existem muitos processos que podem ser automatizados e facilitam muito a gestão de tempo.
- Organize o descanso e o tempo para imprevistos
Não tente ocupar 100% do seu tempo com produtividade, pois em algum momento alguém não vai aguentar.
É fundamental ter pausas durante a rotina de gestão do tempo, para que todos possam, mesmo que por um breve período, aliviar os pensamentos e mudar o foco de determinada atividade. Isso não só alivia o stress como estimula a criatividade no retorno para a tarefa.
Não passe mais tempo do que você se planejou executando determinada tarefa, dê um tempo para si. Saiba encontrar o seu limite entre o prazer e a obrigação, para sua tarefa não se tornar um fardo.
Deixe também 10 minutos entre cada hora e tarefa como reserva como uma poupança que você guarda para aquelas ações que saem do controle, aquele cliente ou colega que te pediu ajuda ou para um imprevisto que sempre surge na rotina do cartório.
- Reavalie constantemente
Durante o percurso, é provável que algumas tarefas não consigam ser executadas e cumpridas dentro do primeiro prazo estabelecido, por isso uma reavaliação constante das tarefas e prioridades ajudará com que a otimização do tempo não se perca durante o processo.
- Equilíbrio é essencial
Saiba a hora de parar. Não adianta querer otimizar o tempo de suas tarefas, mas depois passar o seu tempo livre se recuperando do stress gerado por ela. Saiba quando é hora de parar e quando é hora de retomar, respeite os seus limites. Volta lá no seu cálculo do número de horas de vida estimado e lembre-se que nenhum excesso vale a pena! então estabeleça um equilíbrio entre o seu trabalho e as coisas que alimentam a sua alma!
Existe uma linha tênue entre a satisfação de algo bem-feito e o peso de algo feito somente porque é necessário, e essa linha dita a qualidade do trabalho que você está executando, então, curta o processo!
A Cartórioflix está sempre pensando em trazer conteúdos relevantes e soluções que agreguem valor para o crescimento pessoal e profissional. Continue nos acompanhando e deixe aqui nos comentários suas dúvidas ou sugestões.