O segmento de cartórios tem uma particularidade: nada nele pode ser feito apenas por máquinas e existem muitas variáveis para a realização de um mesmo processo e isso demanda muito conhecimento, atenção, dedicação e experiência das pessoas que trabalham na área. Por outro lado, o mercado de trabalho está andando na contramão dos cargos de especialistas e está cada vez mais difícil administrar e reter talentos no cartório. Esse tema se torna estratégico para Notários e Registradores porque todo o atendimento, especialmente o presencial, é uma relação de gente cuidando de gente e todos estão muito carentes. Por isso, fazer uma gestão de pessoas eficiente no cartório é essencial para garantir as condições necessárias para que os funcionários consigam desenvolver suas tarefas e para que o Cartório possa prestar um atendimento eficiente e eficaz.
Não basta ficar atento aos diversos Provimentos que surgem a cada mês, cuidar da satisfação dos clientes e de finanças. Agora é essencial aprender a Identificar talentos, manter o comprometimento e trabalho em equipe, ter formas de desenvolver e capacitar os colaboradores continuamente, engajar colaboradores com a missão do cartório, administrar gerações diferentes no mesmo ambiente de trabalho, cuidar do clima organizacional e reter talentos para não fazer todo o ciclo de treinamento e perder esse funcionário para o mercado.
É exaustivo e sabemos que esse é um dos grandes desafios de notários e registradores, até pelo fato de que sua formação jurídica não oferece ferramentas de administração e gestão de pessoas. Mas também entendemos que os desafios podem ser superados a partir do desenvolvimento de algumas competências e ferramentas e foi esse um dos motivos da criação da plataforma de treinamentos da CartórioFlix que tem cursos incríveis para líderes de cartório.
Se você se identifica com esses desafios, aproveite para ler este conteúdo e descobrir como o cartório pode realizar uma gestão de pessoas eficiente e contribuir para a imagem do atendimento dos cartórios no nosso País;
Sou gestor. Como posso oferecer capacitação técnica e comportamental aos candidatos?
Analisar, reconhecer e combinar as capacidades técnicas e comportamentais dos candidatos é essencial para gerir um processo equilibrado e coeso. É pertinente que se analisem as seguintes habilidades:
1.Técnicas: verifica-se se o candidato consegue aplicar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos na execução de atividades. É uma capacidade adquirida a partir de treinamentos e da experiência diária;
2.Humanas: é o saber trabalhar com pessoas, conseguindo discernir saberes e motivação conforme o estilo de liderança do negócio;
3.Conceituais: é a capacidade de ver a instituição de maneira ampla, buscando atingir as metas gerais da organização, e não em detrimento de objetivos e necessidades do próprio grupo de trabalho.
Dica: a Cartórioflix tem uma combinação de cursos que traz conhecimento técnico – sempre alertando o funcionário para verificar o entendimento técnico do líder do cartório, cursos comportamentais e de autoconhecimento para que haja uma preparação completa do seu funcionário, trazendo dicas do que se faz e o que não se faz no ambiente de trabalho do cartório para reduzir o desgaste do líder e da equipe. Chamamos esse mix de cursos para cada cargo de TRILHAS, que podem ser percorridas durante o ano todo, mantendo o conhecimento sempre acesso no ambiente de trabalho.
Falta de conhecimento do trabalho em cartórios: como ajustar?
Ao passo que os candidatos interessados em trabalhar em cartórios não têm ciência de suas atribuições e possibilidades de ascensão profissional, são grandes as chances desses indivíduos ficarem desmotivados e desistirem da seleção. Esse problema se intensifica nas novas gerações, que entram no trabalho com a expectativa de crescimento meteórico, com pouca dedicação e empenho.
Assim, é preciso que o gestor do cartório tenha espírito de liderança e ofereça as oportunidades e dicas certas para levar esses aprendizes a uma futura posição de servidor. Nesse ponto, é imperioso criar regras claras para o trabalho em equipe, orientando previamente os funcionários sobre as regras do trabalho.
Os cartórios têm apenas quatro grupos de cargos: auxiliar de cartório, escrevente de cartório e escrevente autorizado e substituto. Dentro de cada cargo é comum vermos tarefas completamente diferentes entre um cartório e outro. Com isso fica difícil para o mercado entender o que é necessário para ser um escrevente no cartório. Deixe claro que o cargo é escrevente, mas quais as funções de cada tipo de escrevente, por exemplo.
Para que o candidato se sinta acolhido e seguro, é preciso ter em mãos uma descrição breve das tarefas que o candidato vai cumprir para que ele entenda seu papel no processo seletivo e se veja trabalhando no cartório, além do código de conduta e políticas internas para o momento da integração e tomadas de decisões na sua gestão. Vejam os como a gestão de pessoas deve se portar:
1. Reconhecendo os talentos do candidato
Assim como se reter bons clientes, isso também vale para os melhores profissionais.
Logo, o candidato pode ver com bons olhos quando o recrutador valoriza e reconhece uma habilidade e/ou aptidão sua, ao mesmo tempo que o cartório ganha pontos com a contratação daquele profissional de peso.
2. Oferecendo um treinamento eficaz
É fato que nem todos os candidatos chegam lapidados para o trabalho no cartório e que muitas vezes os próprios titulares nem querem alguém com experiência para não vir com vícios de um outro cartório, o que demanda uma capacitação e alinhamento profundo para que eles adquiram as capacidades úteis para a investidura no cargo.
Mais que isso, essa ação valoriza o trabalhador como pessoa, haja vista que investe no seu potencial intelectual, colaborando para a qualidade dos serviços prestados e o crescimento da própria equipe.
É comum que os líderes peçam para o novo funcionário sentar ao lado de um funcionário mais velho para aprender as tarefas, mas sem se certificar do nível de detalhes e de didática daquele treinador e isso pode comprometer muito o repasse de conhecimento e os ganchos de aprendizado dos funcionários. Já ouvi muitos líderes de cartório reclamando que os funcionários praticam o ato, mas não compreendem o porquê e isso gera erro e pressão na equipe toda.
A CartórioFlix possui trilhas de treinamento para cada setor, justamente para apoiar os gestores de cartórios nessa integração e capacitação mais profunda.
3. Dispondo de uma comunicação clara e dando feedbacks
Uma comunicação clara entre os membros de uma equipe deve ser um ponto-chave de quem busca uma gestão de pessoas eficaz.
Afinal, quanto mais transparência houver durante qualquer atividade, mais os futuros funcionários sentirão segurança na sua companhia, evitando os famosos boatos que só prejudicam o bom andamento dos trabalhos.
Ademais, é essencial praticar uma cultura de feedback já nessa fase, de modo que essas pessoas sintam confiança e reconhecimento de suas qualidades, ao passo que também sejam destacados pontos que precisem de melhoria.
Explique tudo o que tem de bom naquele trabalho, mas também os desafios como clientes, estudo contínuo e prazos apertados. O combinado não custa caro.
Faça reuniões periódicas com a sua equipe para comemorarem as vitórias e para alinhar as visões e expectativas. Isso aumenta a confiança no líder e reduz os ruídos da rádio-corredor.
4. Realizando uma pesquisa de clima organizacional
Com uma pesquisa de clima organizacional, o gestor pode entender quais as motivações, opiniões e expectativas do candidato para com o cargo proposto.
Com isso, fica mais fácil dar assertividade ao processo de seleção, visto que se consegue extrair quais os pontos fortes e fracos desse pessoal.
Desse jeito, é possível selecionar o melhor candidato para o cargo em questão, a partir da combinação entre o que a empresa deseja e o que a pessoa pode oferecer.
Conclusão
Gostou do passo a passo que trouxemos? Além dessas dicas que passamos no texto, é sempre importante contar com profissionais especialistas na seleção de profissionais, visando otimizar custos e facilitar a captação de pessoal de forma qualificada.
Se seu cartório está com dificuldade de contratar bons profissionais, clique aqui e tenha acesso a uma capacitação formatada especialmente para esse fim. Aproveite!
