Se você trabalha em cartório, especialmente se é titular, interino ou exerce algum papel de liderança, este conteúdo merece sua atenção imediata.
Hoje existem duas novas obrigações regulatórias com prazo curto de implementação que podem gerar consequências sérias para os cartórios que não se adequarem.
Estamos falando de:
- Gerenciamento de Riscos Ocupacionais exigido pela NR-1
- Provimento 213 do CNJ, que revogou completamente o antigo Provimento 74 sobre Tecnologia da Informação
E existe um detalhe importante que muitos profissionais ainda não perceberam:
essas duas normas não exigem apenas documentos.
Elas exigem gestão ativa de riscos.
Ou seja, não basta ter políticas escritas ou relatórios arquivados. Agora é necessário demonstrar que o cartório identifica, monitora e controla riscos de forma contínua.
Vamos entender o que mudou na prática.
1. NR-1: agora o cartório precisa gerenciar riscos ocupacionais
Durante muito tempo, a NR-1 foi vista apenas como uma norma introdutória sobre segurança do trabalho.
Mas isso mudou.
Hoje ela exige que todas as organizações que possuem empregados sob regime CLT implementem o chamado GRO — Gerenciamento de Riscos Ocupacionais.
E isso inclui cartórios de qualquer tamanho.
Mesmo que você tenha:
- apenas dois ou três funcionários
- uma estrutura pequena
- baixa exposição a riscos físicos
a norma exige a implementação do PGR — Programa de Gerenciamento de Riscos.
Mas a grande mudança não está apenas na criação do programa.
Ela está no tipo de risco que passou a ser considerado oficialmente.
Os riscos psicossociais agora fazem parte da NR-1
A nova abordagem da norma passou a incluir algo que antes quase não era tratado formalmente:
os riscos psicossociais.
Na prática, isso significa que fatores ligados à saúde mental e à organização do trabalho agora precisam ser avaliados e controlados.
Entre eles:
- sobrecarga de trabalho
- pressão excessiva por produtividade
- conflitos internos
- assédio moral
- falhas de liderança
- falta de reconhecimento profissional
- carga mental excessiva
- problemas na organização do trabalho
Ou seja:
o adoecimento mental passou a ser tratado como risco ocupacional regulado.
E isso exige uma mudança importante na forma como os cartórios lidam com gestão de pessoas.
A NR-1 não exige apenas documentos
Um erro comum é acreditar que cumprir a norma significa apenas gerar relatórios ou contratar um laudo técnico.
Mas não é isso que a NR-1 exige.
O que a norma determina é um processo contínuo de gestão de riscos, que inclui:
- identificar os riscos existentes
- registrar esses riscos no inventário
- criar um plano de ação
- implementar medidas preventivas
- monitorar continuamente o ambiente de trabalho
Isso muda completamente o papel da liderança dentro do cartório.
Agora é necessário entender de forma mais profunda:
- como o trabalho acontece no dia a dia
- como estão organizadas as jornadas
- como funcionam as metas
- onde existem gargalos operacionais
- como estão as relações internas da equipe
Em outras palavras:
implementar a NR-1 não é produzir um documento.
É criar um sistema de gestão de risco ocupacional.
O que você pode começar a fazer agora no cartório
Se o seu cartório ainda não iniciou esse processo, existem algumas medidas que podem ser tomadas imediatamente:
1️⃣ Realizar um diagnóstico preliminar de riscos psicossociais
Identifique sinais de sobrecarga, conflitos ou pressão excessiva.
2️⃣ Revisar jornadas de trabalho e metas
Avalie se a distribuição de tarefas está equilibrada.
3️⃣ Mapear gargalos operacionais
Muitos riscos surgem da má organização do fluxo de trabalho.
4️⃣ Integrar liderança, RH e segurança do trabalho
A análise precisa ser multidisciplinar.
5️⃣ Criar um plano de ação com responsáveis e prazos definidos
A NR-1 exige um processo contínuo de identificação, avaliação e controle dos riscos presentes no ambiente de trabalho.
E quanto antes esse processo começar, melhor.
2. Provimento 213 do CNJ: uma mudança profunda na gestão de tecnologia
A segunda mudança importante vem do Provimento 213 do CNJ.
Essa norma revogou completamente o Provimento 74 de 2018, que durante anos regulou a infraestrutura de tecnologia dos cartórios.
Mas não se trata apenas de uma atualização.
Na prática, houve uma mudança de modelo regulatório.
Antes, a lógica era relativamente simples.
Se o cartório possuía:
- firewall
- backup
- antivírus
- controle de acesso
então, em tese, estava em conformidade.
Agora isso não é mais suficiente.
O novo foco: governança tecnológica e gestão de riscos
O Provimento 213 trouxe um conceito muito mais amplo.
Agora os cartórios precisam demonstrar governança de tecnologia, gestão de riscos e continuidade do serviço.
Isso significa implementar estruturas como:
- Política formal de Segurança da Informação
- Inventário de ativos tecnológicos
- Gestão de incidentes de segurança
- Gestão de vulnerabilidades
- Plano de Continuidade de Negócio (PCN)
- Plano de Recuperação de Desastres (PRD)
Antes bastava ter backup.
Agora o cartório precisa provar que consegue voltar a operar após um desastre tecnológico.
A responsabilidade continua sendo do delegatário
Outro ponto crítico do Provimento 213 é a questão da responsabilidade.
Mesmo que o cartório utilize:
- serviços em nuvem
- softwares terceirizados
- infraestrutura de TI fornecida por terceiros
a responsabilidade continua sendo pessoal e indelegável do delegatário.
Ou seja, dizer que a tecnologia pertence ao fornecedor não será mais argumento suficiente em eventual processo disciplinar.
Novas exigências importantes do Provimento 213
Entre as exigências que merecem atenção imediata estão:
- autenticação multifator em acessos críticos
- proibição de credenciais compartilhadas
- retenção de logs por cinco anos
- proibição de softwares sem suporte
- comunicação de incidentes críticos à Corregedoria em até 72 horas
Esses pontos exigem revisão de processos e da infraestrutura tecnológica utilizada no cartório.
O que essas duas normas têm em comum
Existe um ponto central que conecta a NR-1 e o Provimento 213.
As duas normas exigem gestão estruturada de riscos.
- A NR-1 exige gestão de risco ocupacional.
- O Provimento 213 exige gestão de risco tecnológico.
Em ambos os casos, o cartório precisa demonstrar que:
- conhece os riscos existentes
- sabe como mitigá-los
- consegue manter a continuidade do serviço
- monitora esses riscos de forma permanente
Ou seja:
infraestrutura isolada não é mais suficiente.
Agora o que está em jogo é algo maior:
- governança
- compliance
- continuidade do serviço extrajudicial
E o prazo para adequação já começou a correr.
Sabrina Gomes Regra.
