O planejamento estratégico pode parecer um clichê, especialmente para quem é jurista, mas certamente ainda é uma das ferramentas mais importantes para a melhoria contínua e crescimento do Cartório.
Você já parou para pensar no futuro do Cartório? Já pensou nas ameaças ou oportunidades da sua gestão? Já olhou atentamente para os pontos fortes para que virem cultura e uma força para a imagem do seu negócio? Ou ainda nem conseguiu mapear os desafios da sua gestão porque está mergulhado nas atividades operacionais do cartório? Aliás, classifique isso como uma fraqueza no seu planejamento, se um dia você o fizer. Nos Cartórios menores, é muito comum o titular fazer um pouco de tudo. Só que isso absorve toda a sua atenção e sobra pouco tempo ou nada para pensar estrategicamente sobre os rumos do Cartório como um negócio, que tem que ser próspero e que, embora você saiba que não é, funciona como uma empresa.
Se o seu desejo é ver o seu cartório prosperar e conquistar cada vez mais prestígio, ter um planejamento estratégico é fundamental. Caso contrário, o risco de não sair do lugar é alto.
O ato de planejar é a essência da gestão. Para isso, você precisa de um método claro que identifique onde está e para onde quer ir e, acima de tudo, comunicar o que se faz e o que não se faz no seu Tabelionato ou Registro, tanto para os funcionários, quanto para a comunidade. Isso é posicionamento. Com regras e valores claros e pensados antecipadamente, será muito mais fácil tomar decisões e atingir os seus objetivos no Cartório.
Nesse momento, pode passar pela sua cabeça: “Nunca pensei em planejamento estratégico e não sei nem por onde começar! Aliás, isso não é prioridade”.
Não se preocupe! Vou te ajudar a colocar a teoria em prática com alguns passos simples para que você possa fazer o seu planejamento, mesmo que de forma simples, porque eu acredito que o feito é muito melhor do que o perfeito que nunca existiu. Vou te dar o passo a passo, pois sei que planejar vai te ajudar a tirar da cabeça um monte de pequenas coisas que te incomodam, como a vontade de desenvolver ações que conquistem novos clientes e mantenham os atuais. Planejar vai te ajudar a comunicar e se posicionar na cidade. Planejar vai te ajudar a pensar se vale a pena contratar mais funcionários porque tem filas, utilizando os recursos de forma eficiente de acordo com metas. Planejar vai te ajudar a criar uma cultura forte e alinhar os seus funcionários com valores nobres. Te convenci? Então vamos lá!
O planejamento estratégico deve seguir algumas etapas lógicas para ser bem-sucedido. Mas, bem longe do que as pessoas pensam, não depende de uma consultoria especializada. Lógico que isso facilita e te coloca no compromisso, mas você mesmo pode começar a organizar o seu planejamento com o bom e velho Word a partir destas dicas:
- Comece pelo diagnóstico do Cartório
Essa etapa deve funcionar como um raio X completo do Cartório. Então aplique uma pesquisa de satisfação de clientes, uma pesquisa de clima organizacional com os seus funcionários, olhe para as suas receitas nos últimos meses para saber como está, converse com os seus funcionários para saber onde estão os principais erros e retrabalho. Converse com os corretores de imóveis para saber o que esperam do mercado.
Depois desta grande pesquisa de cenários, você pode classificar cada informação em um método bastante útil para avaliar as condições externas e internas é a matriz SWOT, sigla em inglês que quer dizer:
- Strengths (Forças): coloque os pontos fortes do cartório e vantagens sobre a concorrência no momento, como percepção de valor superior e eficiência operacional;
- Weaknesses (Fraquezas): coloque neste quadrante os pontos fracos e possíveis vulnerabilidades, como mau atendimento, erros, rotatividade de funcionários, retrabalho ou oscilação de faturamento;
- Opportunities (Oportunidades): relacione os eventos e situações que favorecem o cartório no mercado em uma projeção futura, como um projeto de Governo que pode gerar mais atos;
- Threats (Ameaças): relacione os fatores externos que têm impacto negativo sobre o Cartório em uma projeção futura, como crise ou entrada de um novo concorrente no próximo concurso.
- Missão, visão e valores
Agora que você já fez um grande diagnóstico, tem mais clareza para definir as principais diretrizes do cartório, tais como missão, visão e valores, que são conceitos estratégicos que conferem identidade, posicionamento e personalidade. Na prática, eles são ferramentas de gestão que ajudam a embasar a estratégia do cartório e a definir a cultura organizacional. A missão representa o propósito do Cartório, ou seja, sua razão de existir. Já a visão indica onde o cartório deseja chegar no futuro, ou seja, é aquilo que faz o negócio continuar crescendo. Por fim, os valores são os princípios e a conduta que o cartório deseja seguir para alcançar os objetivos traçados, ou seja, é o que se faz e o que não se faz.
- Trace seus objetivos
Agora que você mapeou a conjuntura do cartório e pôs seus postos-chave às claras, é hora de definir os objetivos para cada situação. Pense: o que se poderia fazer em relação a cada item? Como você quer ver cada ação num período de 1 ou 2 anos?
- Tenha métricas de desempenho
Como você saberá se está progredindo em direção às metas durante a execução do plano? Você precisa estabelecer métricas de desempenho, que são parâmetros para avaliar o crescimento. Por exemplo, se você estabelece como meta melhorar o tempo de espera de fila, o indicador é o tempo atual com a meta do tempo que você estabelecer como ideal para a sua espera. Para isso, você deve monitorar indicadores de espera de fila todos os meses.
É imprescindível que você estabeleça metas factíveis e tenha planos de ação para o cumprimento das metas. Por exemplo, não adia querer reduzir o tempo de espera de fila sem revisar quantos funcionários você tem e a capacidade real de atendimento de cada um.
Outras métricas podem ser de produtividade, horas de estudo, redução do índice de erros, receita, satisfação dos clientes e até mesmo índice de rotatividade de funcionários.
- Prepare um cronograma
Se você já tem objetivos, metas, estratégias e ações, só falta organizar tudo isso em um cronograma e deixar claro qual é a função de cada colaborador.
Esse passo é importante para garantir que o plano seja colocado em prática da forma como foi pensado. Do contrário, ele corre o risco de acabar na gaveta.
O cronograma deve conter as metas planejadas e os responsáveis, prazos de execução, indicadores de desempenho que cada setor deverá apresentar, além dos recursos necessários e outras informações relevantes.
Se você puder criar o documento com apelo visual, como em um quadro de planejamento que possa ser visualizado por todos (físico ou digital), melhor ainda.
- Envolva a equipe
O planejamento estratégico é um trabalho coletivo que se beneficia de vários pontos de vista sobre o Cartório. Por isso, é fundamental garantir a participação da equipe e não deixar que se torne uma tarefa solitária do gestor. Eu procuraria um estudante de administração dentro do Cartório e daria para ele o desafio de iniciar esse passo a passo.
- Coloque o plano em prática
Agora é hora de colocar em prática o planejamento estratégico e acompanhar de perto os resultados. Nesse sentido, os indicadores serão sua principal referência para monitorar o progresso de cada objetivo, mantendo o controle sobre cada ação.
Para criar um plano de ação você pode usar uma tabela chamada 5W2H.
Para cada objetivo, defina o que, quem vai fazer, como será feito, quando será feito, onde será feito, porque será feito e quanto vai custar, se for o caso.
- Avalie e revise o plano continuamente
Por fim, o planejamento estratégico é uma ferramenta dinâmica, que deve ser adaptada de acordo com as mudanças no caminho. Anualmente revise seus valores, visão e objetivos com a equipe e não esqueça de envolvê-los em cada conquista.
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