Eu compararia a mudança de titularidade de um Cartório aos desafios da fusão de uma empresa. São duas formas de pensar, com todas as peculiaridades que precisam se fundir para seguir trabalhando e isso gera uma enorme complexidade no trabalho.
Depois de ajudar a conduzir esses processos em vários cartórios, tanto com novos titulares assumindo cartórios que estavam em interinidade por muitos anos, quanto em cartórios onde houve a designação de um interino pela morte de um titular, trago minhas experiências de gestão de pessoas para inspirá-los e prepará-los melhor para esse desafio – que será o alicerce de toda a sua gestão.
Quando você assume um cartório, seja como novo titular ou interino, queira você ou não, há um choque cultural na gestão de pessoas. A fonte de boa parte dos problemas que aparecem em processos de integração de um novo titular ou interino no Cartório não é a parte técnica, mas, sim, a comportamental. O novo tabelião ou registrador vem com metas e sua visão estabelecida sobre o que ele quer do seu negócio em termos de resultados e organização, mas na prática, precisa se integrar com as pessoas primeiro para que ele consiga conduzi-las para o seu objetivo.
A parte técnica e o atendimento, embora sejam complexos, são mais fáceis de ser conduzidas do que a parte cultural, por serem mais objetivas, padronizadas e mensuráveis. Quando falamos sobre qual vai ser a nova cultura do cartório, estamos falando de algo que não é tangível nem simples. São pessoas, histórias, vivências, resistências, ranços, formas pensamento, crenças limitantes muitas emoções e o principal: o medo. Medo da mudança, medo da rejeição, medo de não ser escolhido e medo de ter seu salário reduzido. São muitas verdades que vem à toda naquele momento para aquelas pessoas.
O caminho certo é encarar o tema pessoas como prioridade e estar disposto a absorver o melhor de cada um. Inclua na sua lista de tarefas conhecer cada funcionário, saber sobre o clima do cartório até aqui, o que estas pessoas fazem no processo de trabalho e, acima de tudo, conversar com cada um para compartilhar a sua visão de futuro para dissipar os medos, apegos e as resistências da equipe. Minha sugestão é: humanize o processo.
Pergunte coisas como o que o cartório teve de bom até aqui. O que o funcionário espera que mude. Anote as ideias e demonstre a sua intenção de fazer funcionar. Sem perceber, você, novo líder, mostrará uma liderança integradora e estabelecerá um ambiente de confiança no grupo, o que será muito importante para o resto da sua gestão.
Lembre-se, você passou no concurso e essa foi uma vitória solitária, mas agora, para que esse sonho seja concretizado, você precisa trabalhar em equipe; precisa que seus funcionários se conectem com o seu sonho para que façam o seu melhor em seu nome em cada atendimento e este contato inicial é muito importante.
Um dos erros mais comuns dos titulares de cartórios é contratar pessoas apenas pelo tempo de serviço, focados na experiência técnica. Estas pessoas podem trazer salários altos (e até aí tudo bem se forem bons) mas não é incomum que, por trás dessa primeira impressão de experiência esteja uma pessoa acomodada, com péssimo exemplo de comportamento e atitude, o que acaba limitando o crescimento do resto da equipe.
Se eu puder te dar uma dica, não se apegue ao tempo de cartório, pois isso não quer dizer nada. Procure saber se estas pessoas estudam continuamente, que cursos elas fizeram no último ano, pergunte que livros elas leram e peça os currículos com a lista de capacitações para que você consiga olhar para esse perfil e entender se realmente as pessoas valem quanto pesam. Acredite! Profissionais que gostam de ler e estudar continuamente farão toda a diferença na construção do cartório excelente que você procura.
Lembre-se que as decisões estratégicas, que vão definir os padrões a serem adotados em todas as áreas do cartório, devem ser muito bem analisadas no início da gestão. São decisões cruciais para cada setor, que determinarão o futuro da gestão do cartório. Por exemplo, qual será a nova política de cargos e salários e que políticas definem as regras do que se faz e o que não se faz no cartório.
Eu sei que isso pode parecer um grande desafio diante de todas as outras tarefas que você tem e que envolvem as instalações do prédio, as questões tributárias e financeiras, mas quero que você saiba que existem ferramentas e profissionais qualificados para te ajudar neste processo e que a Resilience carrega toda essa expertise para ajudar novos titulares a assumirem seus cartórios com o máximo de assertividade. Desde a contabilidade ao departamento de pessoal especializado em cartórios, passando pela LPGD, políticas de gestão até as entrevistas dos funcionários e perfis para cada vaga e programa de treinamento Cartórioflix são soluções que você pode entregar para quem entende. Dá uma olhada no nosso site e siga a Resilience e a Cartórioflix nas redes sociais para aprender mais sobre a administração do seu cartório.
Boa sorte!
