Erro: Pensar que tem especialistas e que os processos são feitos de forma eficiente e eficaz só porque a equipe tem muitos anos de cartório.
Procure saber o que cada um faz dentro do cartório, como faz e o seu grau de conhecimento para criar um plano de ação e colocar as pessoas certas no lugar certo.
Descreva cargos e funções para saber exatamente o que cada um faz no cartório e qual o grau de complexidade de cada tarefa. Assim você poderá atribuir o valor certo para cada cargo e iniciar uma política de cargos e salários coerente.
Além de saber o que cada um faz, procure saber o que estas pessoas estudaram para fazer o que fazem no cartório e como elas fazem. Acompanhar o grau de conhecimento e o índice de erros das pessoas que assinam em seu nome é fundamental para que você possa mitigar prejuízos e erros.
Saber quais cursos técnicos já foram feitos por cada funcionário e cruzar com o que você acha importante que esse funcionário saiba é muito importante para começar a rascunhar o seu programa de treinamento e desenvolvimento.
Além disso, com descrições de cargos você poderá recrutar novos talentos com muito mais assertividade!
Você, gestor de cartório! Já disse para a sua equipe o que é um bom atendimento e já estabeleceu as competências essenciais para o relacionamento com clientes no seu cartório?
Erro: Achar que todo mundo deveria saber o que é um bom atendimento
O obvio não é obvio! Explique como você quer que o cartório seja reconhecido. Fale sobre o que é um bom comportamento no atendimento e o que você não concorda e não quer ver no cartório.
Conheça os seus clientes. Conheça os empresários da cidade que você vai servir.
Entreviste os funcionários antigos e procure saber das peculiaridades daquela comunidade para poder criar planos.
Certifique-se de que os novos funcionários serão integrados e capacitados para manterem a cultura de qualidade no atendimento
Você, gestor de cartório! Conhece de verdade as contas do Cartório?
Erro: achar que todos os meses são iguais e não se preparar para os períodos de sazonalidade do ano no cartório
Você precisa olhar o passado como referência financeira e entender cada conta para não viver nenhuma surpresa.
Você não precisa gostar de finanças, mas tem que entender o básico de matemática para não perder o controle.
Olhe o histórico das receitas do último ano.
Conheça os meses que geram menos receitas na sua cidade.
Conheça todas as despesas do cartório.
Lembre-se que Receita menos despesa não é o seu salário. O seu salário é esse resultado (receita-despesa) descontados 27,5% para o seu carnê leão.
Dica: você precisa guardar pelo menos 1/12 da folha de pagamento e encargos por mês para ter fluxo de caixa para o final do ano.
Você, gestor de cartório! Conhece os processos que tratam dados pessoais no seu cartório?
Erro: Achar que se um dia todo mundo recebeu uma capacitação, você está em conformidade com a LGPD.
O Provimento 134 estabelece que você tem que atualizar os processos anualmente e capacitar a sua equipe continuamente.
Faz quanto tempo que você não olha os processos da LGPD e não confere se o seu Encarregado da Proteção de Dados – DPO está mantendo tudo atualizado?
Tem certeza de que as pessoas estão seguindo a política de proteção de dados que você publicou?
Lembre-se que não basta ter capacitado toda a equipe no ano passado. Sua equipe precisa estar atualizada, ou seja, se um processo muda, você precisa revisar os impactos desse processo na LGPD, atualizar as políticas e capacitar toda a equipe.
Se um funcionário novo entra no Cartório, você precisa se certificar que ele foi devidamente capacitado, para evitar perder a cultura de proteção de dados.
